如何使用訂單查詢軟件管理訂單進(jìn)度？

2021-4-17 / 已閱讀：2376 / 上海邑泊信息科技

訂單查詢軟件使用集中式數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)，將不同的訂單管理軟件、銷售管理軟件、ERP、生產(chǎn)管理軟件、項(xiàng)目管理軟件的訂單同步到集中的數(shù)據(jù)庫(kù)，并采用商業(yè)智能BI分析技術(shù)編制各種報(bào)表、圖表、分析報(bào)告，達(dá)到整體上管理和監(jiān)控公司所有訂單情況的目的。對(duì)于銷售驅(qū)動(dòng)型的中小型企業(yè)，及時(shí)地跟蹤和監(jiān)控訂單在不同環(huán)節(jié)的處理進(jìn)度顯得至關(guān)重要。當(dāng)中小型企業(yè)某類業(yè)務(wù)剛起步時(shí)，業(yè)務(wù)訂單還比較少，可以由總經(jīng)理或代理人一個(gè)人全程跟蹤和管理所有訂單，通過(guò)減少溝通和合作環(huán)節(jié)來(lái)降低整體訂單管理成本。但是隨著業(yè)務(wù)流程的逐漸成熟、訂單處理需求的快速增長(zhǎng)及總經(jīng)理忙于越來(lái)越多的事情，業(yè)務(wù)訂單的總體進(jìn)度跟蹤被越來(lái)越多的人、環(huán)節(jié)和信息管理軟件來(lái)管理。并且隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)和流程的持續(xù)優(yōu)化、調(diào)整，訂單管理和跟蹤的流程細(xì)節(jié)越來(lái)約復(fù)雜，訂單業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間不同人員的溝通、交接、合作與協(xié)作成本越來(lái)越高，如果處理不好，會(huì)影響到整體訂單處理的進(jìn)度與質(zhì)量。

訂單查詢軟件系統(tǒng)最重要的一個(gè)功能就是查詢訂單管理軟件錄入的訂單信息，比如錄入或按規(guī)則生成的訂單編號(hào)，選擇已有客戶或錄入的新客戶信息，選擇的訂單商品，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算更新的可售數(shù)量、單價(jià)、成本、單位，還有訂單日期、交貨日期、備注、訂單數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算的訂單金額、總成本等基本訂單信息。

訂單查詢軟件還可以查詢用戶進(jìn)貨后通過(guò)訂單管理軟件入庫(kù)操作增加的商品庫(kù)存入庫(kù)單，包括入庫(kù)編號(hào)、入庫(kù)日期和入庫(kù)明細(xì)。訂單查詢軟件可掃描商品已有條形碼來(lái)自動(dòng)查詢商品及相關(guān)的入庫(kù)單。訂單查詢軟件還可以掃描業(yè)務(wù)流程二維碼標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)管理中對(duì)商品和訂單的流程跟蹤追溯。生成的二維碼通過(guò)小票打印機(jī)打印后可黏貼在商品和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單據(jù)上，后續(xù)針對(duì)出庫(kù)、盤點(diǎn)和發(fā)貨打包操作的訂單查詢業(yè)務(wù)可直接通過(guò)掃碼進(jìn)行。

訂單錄入完畢之后即可通過(guò)訂單管理軟件執(zhí)行出庫(kù)和開(kāi)票操作。在執(zhí)行出庫(kù)和開(kāi)票操作時(shí)，可以將多比訂單全部或部分合并出庫(kù)和開(kāi)票，也可以將單筆訂單拆分出庫(kù)和開(kāi)票。出庫(kù)時(shí)合并與拆分訂單方便了用戶按照實(shí)際物流配送合并和拆分訂單。開(kāi)票時(shí)合并與拆分訂單方便了財(cái)務(wù)按照客戶實(shí)際支付的金額去給客戶開(kāi)票，實(shí)現(xiàn)了大訂單分批支付的及時(shí)入賬與多筆訂單合并支付時(shí)的合并入賬。訂單查詢軟件可通過(guò)鉆探分析來(lái)展示訂單合并與拆分關(guān)系。

訂單查詢軟件通過(guò)對(duì)訂單的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、挖掘、分析，生成報(bào)表與圖表，用戶通過(guò)報(bào)表和圖表即可以實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)整體上的把控，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的深入鉆探。通過(guò)訂單查詢軟件可以查詢每個(gè)商品在一段時(shí)間的每日統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，每日統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括訂單出庫(kù)、商品待出庫(kù)庫(kù)存、可售商品、銷售數(shù)量、銷售金額、訂單銷售利潤(rùn)等信息。

訂單查詢軟件可以鉆探查詢訂單完整的生命周期流程分解后的單個(gè)步驟業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，比如銷售員獲取商機(jī)和潛在客戶時(shí)錄入到系統(tǒng)的訂單信息，實(shí)現(xiàn)詳細(xì)分析處理加工后的訂單需求信息查詢、庫(kù)存商品信息查詢、定制化處理信息查詢、后臺(tái)支持人力資源信息查詢、訂單金額信息查詢、訂單工期信息查詢、訂單交付信息查詢、訂單風(fēng)險(xiǎn)信息查詢、優(yōu)化和細(xì)化后的訂單需求查詢、派單配送物資列表查詢、庫(kù)存物資商品處理查詢、物流派單計(jì)劃查詢、上門服務(wù)人力安排與工時(shí)查詢等。對(duì)于需要做個(gè)性化定制的訂單處理，訂單查詢軟件還可以查詢更加詳細(xì)的個(gè)性化定制項(xiàng)目信息、訂單項(xiàng)目估價(jià)信息、銷售員與客戶溝通預(yù)算的記錄信息、定制項(xiàng)目計(jì)劃與處理流程數(shù)據(jù)信息等。對(duì)于進(jìn)入支付和收款的訂單，公司的財(cái)務(wù)還可以通過(guò)訂單查詢軟件跟蹤訂單金額、人力資源安排日程表、訂單工期和收付款明細(xì)等財(cái)務(wù)相關(guān)信息。負(fù)責(zé)派單業(yè)務(wù)的總經(jīng)理根據(jù)訂單查詢軟件從整體上對(duì)訂單運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，用來(lái)管理訂單查詢軟件里不同訂單在不同業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、訂單處理風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)阻塞點(diǎn)、財(cái)務(wù)收支關(guān)鍵環(huán)節(jié)等。

總之，通過(guò)訂單查詢軟件集中管理的訂單執(zhí)行進(jìn)度，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理異常的訂單信息并采取措施將異常訂單處理修正到正常途徑上來(lái)。對(duì)于業(yè)務(wù)規(guī)模不大的公司來(lái)說(shuō)，總經(jīng)理一個(gè)人就可以管理全部訂單，一般不需要訂單查詢軟件，但是將所有發(fā)生過(guò)的訂單和業(yè)務(wù)記錄在集中的訂單查詢軟件系統(tǒng)里，可以方便后續(xù)再對(duì)歷史訂單業(yè)務(wù)做分析并做出進(jìn)一步改進(jìn)、優(yōu)化和發(fā)掘處理。而對(duì)于有一定規(guī)模的中小型企業(yè)，使用訂單查詢軟件系統(tǒng)，可以方便不同人員之間的訂單處理協(xié)作，增加組織整體運(yùn)營(yíng)效率，并可進(jìn)一步在積累的訂單業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上做更多高級(jí)的統(tǒng)計(jì)、分析、決策與戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

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