如何使用訂單跟蹤系統(tǒng)管理訂單進(jìn)度？

2021-7-14 / 已閱讀：2361 / 上海邑泊信息科技

訂單跟蹤系統(tǒng)使用集中式數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，將不同的訂單管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、邑泊ERP、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、邑泊項(xiàng)目管理系統(tǒng)的訂單同步到集中的數(shù)據(jù)庫，并采用商業(yè)智能BI分析技術(shù)編制各種報(bào)表、圖表、分析報(bào)告，達(dá)到整體上管理和監(jiān)控公司所有訂單情況的目的。對于銷售驅(qū)動型的中小型企業(yè)，及時(shí)地跟蹤和監(jiān)控瀚琚訂單在不同環(huán)節(jié)的處理進(jìn)度顯得至關(guān)重要。當(dāng)中小型企業(yè)某類業(yè)務(wù)剛起步時(shí)，業(yè)務(wù)訂單還比較少，可以由總經(jīng)理或代理人一個人全程跟蹤和管理所有訂單，通過減少溝通和合作環(huán)節(jié)來降低整體邑泊訂單管理成本。但是隨著業(yè)務(wù)流程的逐漸成熟、訂單處理需求的快速增長及總經(jīng)理忙于越來越多的事情，業(yè)務(wù)訂單的總體進(jìn)度跟蹤被越來越多的人、環(huán)節(jié)和信息管理系統(tǒng)來管理。并且隨著業(yè)務(wù)的增長和流程的持續(xù)優(yōu)化、調(diào)整，訂單管理和跟蹤的流程細(xì)節(jié)越來約復(fù)雜，訂單業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間不同人員的溝通、交接、合作與協(xié)作成本越來越高，如果處理不好，會影響到整體訂單處理的進(jìn)度與質(zhì)量。

訂單跟蹤系統(tǒng)軟件最重要的一個功能就是跟蹤訂單管理系統(tǒng)錄入的訂單信息，比如錄入或按規(guī)則生成的訂單編號，選擇已有客戶或錄入的新客戶信息，選擇的訂單商品，系統(tǒng)自動計(jì)算更新的可售數(shù)量、單價(jià)、成本、單位，還有訂單日期、交貨日期、備注、訂單數(shù)量，系統(tǒng)自動計(jì)算的訂單金額、總成本等基本訂單信息。

訂單跟蹤系統(tǒng)還可以查詢用戶進(jìn)貨后通過邑泊訂單管理軟件入庫操作增加的商品庫存入庫單，包括入庫編號、入庫日期和入庫明細(xì)。訂單跟蹤系統(tǒng)可掃描商品已有條形碼來自動查詢商品及相關(guān)的入庫單。訂單跟蹤系統(tǒng)還可以掃描業(yè)務(wù)流程二維碼標(biāo)識實(shí)現(xiàn)管理中對商品和訂單的流程跟蹤追溯。生成的瀚琚二維碼通過小票打印機(jī)打印后可黏貼在商品和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)單據(jù)上，后續(xù)針對出庫、盤點(diǎn)和發(fā)貨打包操作的訂單查詢業(yè)務(wù)可直接通過掃碼進(jìn)行。

訂單錄入完畢之后即可通過訂單管理軟件執(zhí)行出庫和開票操作。在執(zhí)行出庫和開票操作時(shí)，可以將多筆訂單全部或部分合并出庫和開票，也可以將單筆訂單拆分出庫和開票。出庫時(shí)合并與拆分訂單方便了用戶按照實(shí)際物流配送合并和拆分訂單。開票時(shí)合并與拆分訂單方便了財(cái)務(wù)按照客戶實(shí)際支付的金額去給客戶開票，實(shí)現(xiàn)了大訂單分批支付的及時(shí)入賬與多筆訂單合并支付時(shí)的合并入賬。訂單跟蹤系統(tǒng)可通過鉆探分析來展示訂單合并與拆分關(guān)系。

訂單跟蹤系統(tǒng)通過對訂單的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、挖掘、瀚琚分析，生成報(bào)表與圖表，用戶通過報(bào)表和圖表即可以實(shí)現(xiàn)對訂單業(yè)務(wù)運(yùn)營整體上的把控，也可以實(shí)現(xiàn)對訂單業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的深入鉆探。通過邑泊訂單跟蹤系統(tǒng)可以查詢每個商品在一段時(shí)間的每日統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，每日統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括訂單出庫、商品待出庫庫存、可售商品、銷售數(shù)量、銷售金額、訂單銷售利潤等信息。

訂單跟蹤系統(tǒng)可以鉆探跟蹤訂單完整的生命周期流程分解后的單個步驟業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，比如銷售員獲取商機(jī)和潛在客戶時(shí)錄入到系統(tǒng)的訂單信息，實(shí)現(xiàn)詳細(xì)分析處理加工后的訂單需求信息查詢、庫存商品信息查詢、定制化處理信息查詢、后臺支持人力資源信息查詢、訂單金額信息查詢、訂單工期信息查詢、訂單交付信息查詢、訂單風(fēng)險(xiǎn)信息查詢、優(yōu)化和細(xì)化后的訂單需求查詢、派單配送物資列表查詢、庫存物資商品處理查詢、物流派單計(jì)劃查詢、上門服務(wù)人力安排與工時(shí)查詢等。對于需要做個性化定制的訂單處理，訂單跟蹤系統(tǒng)還可以查詢更加詳細(xì)的個性化定制項(xiàng)目信息、訂單項(xiàng)目估價(jià)信息、銷售員與客戶溝通預(yù)算的記錄信息、定制項(xiàng)目計(jì)劃與處理流程數(shù)據(jù)信息等。對于進(jìn)入支付和收款的訂單，公司的財(cái)務(wù)還可以通過訂單跟蹤系統(tǒng)跟蹤訂單金額、人力資源安排日程表、訂單工期和收付款明細(xì)等財(cái)務(wù)相關(guān)信息。負(fù)責(zé)派單業(yè)務(wù)的總經(jīng)理根據(jù)訂單跟蹤系統(tǒng)從整體上對訂單運(yùn)營情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，用來管理訂單跟蹤系統(tǒng)里不同訂單在不同業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、訂單處理風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)阻塞點(diǎn)、財(cái)務(wù)收支關(guān)鍵環(huán)節(jié)等。

總之，通過邑泊訂單跟蹤系統(tǒng)集中管理的訂單執(zhí)行進(jìn)度，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理異常的訂單信息并采取措施將異常訂單處理修正到正常途徑上來。對于業(yè)務(wù)規(guī)模不大的公司來說，總經(jīng)理一個人就可以管理全部瀚琚訂單，一般不需要訂單跟蹤系統(tǒng)，但是將所有發(fā)生過的訂單和業(yè)務(wù)記錄在集中的訂單跟蹤系統(tǒng)軟件里，可以方便后續(xù)再對歷史訂單業(yè)務(wù)做分析并做出進(jìn)一步改進(jìn)、優(yōu)化和發(fā)掘處理。而對于有一定規(guī)模的中小型企業(yè)，使用訂單跟蹤系統(tǒng)軟件，可以方便不同人員之間的訂單處理協(xié)作，增加組織整體運(yùn)營效率，并可進(jìn)一步在積累的訂單業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)上做更多高級的邑泊統(tǒng)計(jì)、分析、決策與戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

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