檔案數(shù)字化工作流管理系統(tǒng)是什么？
2022-7-12 / 已閱讀：843 / 上海邑泊信息科技
理想當(dāng)中的事物都是簡(jiǎn)單系統(tǒng)或者是可分解的復(fù)雜系統(tǒng)，這個(gè)時(shí)候可通過(guò)多級(jí)分解將系統(tǒng)或者復(fù)雜系統(tǒng)分解成多層結(jié)構(gòu)建檔存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)庫(kù)中每層檔案數(shù)量都是在認(rèn)知可管理范圍內(nèi)的（比如7個(gè)），通過(guò)多層分解的方式將復(fù)雜檔案數(shù)字化問(wèn)題簡(jiǎn)單化以達(dá)到可以在預(yù)期心理、工期、預(yù)算內(nèi)解決問(wèn)題的目的。因此構(gòu)建出的檔案管理方法和工作流管理組織對(duì)應(yīng)的是層級(jí)化、結(jié)構(gòu)化與樹(shù)狀的建檔數(shù)據(jù)庫(kù)。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作流管理系統(tǒng)的管理理論基礎(chǔ)也是基于WBS工作任務(wù)分解這樣的層級(jí)分解結(jié)構(gòu)的。人們通過(guò)層級(jí)分解復(fù)雜事物的方法解決了很多重大問(wèn)題，比如最常見(jiàn)的省、市、區(qū)、縣將復(fù)雜的國(guó)家行政管理分解成了相對(duì)簡(jiǎn)單的地區(qū)數(shù)據(jù)管理問(wèn)題。傳統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)的瀑布模型與CMMI/CMM等流程化的管理方法也是需要對(duì)復(fù)雜建檔軟件領(lǐng)域問(wèn)題進(jìn)行分解后才能劃分到不同的工作流流程的不同階段，去使用專業(yè)化的檔案數(shù)字化工具方法去解決問(wèn)題，比如采用知識(shí)圖譜、AI、人工智能和文字識(shí)別等自動(dòng)化建檔技術(shù)。
實(shí)際當(dāng)中的事物可能還有大量不可分解的復(fù)雜工作流，或者是還未完成合適分解的可分解復(fù)雜工作流，這時(shí)只能采用迭代認(rèn)知、迭代開(kāi)發(fā)、迭代管理、迭代驗(yàn)收的方法去分階段分解工作流、認(rèn)知知識(shí)圖譜、調(diào)整數(shù)據(jù)庫(kù)誤差、驗(yàn)收分解建檔。面對(duì)大量不穩(wěn)定分解結(jié)構(gòu)與組織關(guān)系，顯然直接使用層級(jí)化、結(jié)構(gòu)化與樹(shù)狀的管理方法和管理組織不太合適了，多次頻繁的調(diào)整層級(jí)化樹(shù)狀結(jié)構(gòu)知識(shí)圖譜的關(guān)系本身會(huì)消耗大量的成本，這個(gè)時(shí)候選擇扁平化的結(jié)構(gòu)水平存儲(chǔ)和管理知識(shí)圖譜則是最佳選擇。但是選擇扁平化的水平存儲(chǔ)與管理方法，管理者直接面對(duì)的事物數(shù)量很快會(huì)超過(guò)7個(gè)、49個(gè)、100個(gè)、1000個(gè)乃至更多，當(dāng)超出人類認(rèn)知和工作流管理極限的時(shí)候，這些碎片化的事物建檔分解即可失控而無(wú)法管理，又回到了盲人摸象，摸著石頭過(guò)河的階段。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，極大地拓展了人們對(duì)數(shù)據(jù)獲取、文字識(shí)別、人工智能處理和掌控的能力與維度。在強(qiáng)大AI計(jì)算力的幫助下，人們可以大規(guī)模地利用數(shù)值逼近算法使用線段和三角形這樣簡(jiǎn)單的幾何基本圖形元素去迭代擬合復(fù)雜的曲線和曲面，這些曲線和曲面原本可能沒(méi)法使用任何一個(gè)方程式去準(zhǔn)確的表達(dá)、描述、溝通和計(jì)算它們，而現(xiàn)在卻可以被大量的線段和三角形近似表達(dá)，從實(shí)用的角度來(lái)說(shuō)，人們的眼睛已經(jīng)分辨不出這些近似的誤差。因此這些技術(shù)被大量適用于計(jì)算機(jī)圖形合成、汽車燈自由曲面光源設(shè)計(jì)、3D游戲等等。
隨著信息的爆炸和社會(huì)合作的越來(lái)越復(fù)雜，每個(gè)個(gè)人和企業(yè)都需要一個(gè)自組織的檔案數(shù)字化數(shù)字孿生體，代理進(jìn)行每一個(gè)復(fù)雜交易的全自動(dòng)交易，比如通過(guò)可編程的智能合約或者使用人工智能持續(xù)演化迭代的個(gè)性化決策檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)。否則，越來(lái)越多和越來(lái)越復(fù)雜的交易工作流無(wú)法“合法合規(guī)”按照交易主體的“實(shí)際意志”去完成。比如，信用貸款合同建檔、保險(xiǎn)合同建檔、住房貸款合同建檔、私募股權(quán)投資合同建檔、復(fù)雜金融投資組合合同建檔、創(chuàng)業(yè)投資合伙合同建檔越來(lái)越復(fù)雜，幾十頁(yè)的建檔合同已經(jīng)很常見(jiàn)，上千頁(yè)的也不少。99.9%的情況下，簽約主體沒(méi)有一個(gè)字一個(gè)字的讀完工作流管理系統(tǒng)、完全理解工作流和做完風(fēng)險(xiǎn)估值再簽約，現(xiàn)實(shí)是不可能在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)讀完和理解完建檔工作流，而很多商業(yè)交易工作流又必須當(dāng)面在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成。針對(duì)這種越來(lái)越常見(jiàn)的工作流管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，只有檔案數(shù)字化、數(shù)字孿生體、數(shù)字貨幣和智能合約組成的全自動(dòng)合同工作流評(píng)估、執(zhí)行、撮合、成交、確權(quán)、風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值計(jì)算、現(xiàn)金流重構(gòu)、調(diào)配后現(xiàn)金流執(zhí)行風(fēng)控、信用擴(kuò)張收縮計(jì)算、管理、確權(quán)轉(zhuǎn)移、違約預(yù)案生成、概率分布模擬及風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值估值才能在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成。